Перевозчик сообщил о замене машины. Заказчик перенёс загрузку на другой склад. В документах обнаружились неверные данные. В перевозках такие ситуации возникают регулярно — иногда уже после подписания документов.
Что делать экспедитору: исправлять накладную, создавать новую или удалять прежнюю? И где хранить документы, если рейс пошёл не по плану?
Разберём на примере электронной транспортной накладной — ЭТрН. Именно в ней используются обозначения Т1 и Т2: первый титул содержит сведения грузоотправителя, второй — сведения перевозчика о приёме груза. Титул — это отдельная подписываемая часть электронного документа.
1. Где хранятся ЭПД
Электронные перевозочные документы хранятся у оператора информационной системы ЭПД и в государственной системе — ГИС ЭПД.
Для ЭТрН установлен следующий порядок: в ГИС ЭПД документы сохраняются в неизменном виде пять лет с даты размещения. Оператор ИС ЭПД также хранит их до истечения пяти лет с даты размещения в государственной системе; соглашение с ним может предусматривать более длительный срок. Основание — статья 18.1 Федерального закона № 259-ФЗ.
При этом компании нужно организовать собственный архив. Он может находиться в учётной системе, специализированном сервисе или у оператора по договору. Главное — обеспечить доступ к документам и возможность их выгрузки, в том числе при смене сервиса.
Для документов, используемых в бухгалтерском учёте, действует отдельное правило: хранение не менее пяти лет после отчётного года, с учётом установленных архивных сроков. Поэтому пять лет у оператора не всегда покрывают весь необходимый компании период. Это следует из статьи 29 Федерального закона № 402-ФЗ.
Практически полезно сохранять весь комплект: исходные электронные файлы, подписи, исправления и квитанции обработки. Одна распечатка или PDF не заменяет электронный оригинал с подписью.
2. Какие данные передаются в ГИС ЭПД
Оператор передаёт в государственную систему файлы перевозочного документа и сведения об их подписании. В ЭТрН отражаются участники перевозки, груз, автомобиль и водитель, условия перевозки, обстоятельства погрузки и приёмки. По мере выполнения рейса добавляются следующие части документа.
Состав сведений определяется установленным форматом, а не произвольным набором полей программы. Форматы ЭТрН опубликованы на сайте ФНС.
Для экспедитора здесь важно различать рабочую карточку заявки и отправленный документ. Изменение адреса или номера машины в своей программе само по себе не означает, что сведения уже изменились в ЭТрН.
Черновики в ГИС ЭПД не направляются. Это прямо подтверждает Минтранс в ответах на вопросы об автомобильных перевозках. Следовательно, согласование предварительных данных и юридически значимый обмен документами — разные этапы работы.
3. Можно ли исправить документ после подписания Т1 и Т2
Да, предусмотренные правилами исправления возможны. Но подписанный файл нельзя просто открыть, переписать и сохранить поверх прежнего.
При исправлении сведений грузоотправителя формируется новый исправленный файл с привязкой к исходному документу, номером и датой исправления. Затем перевозчик формирует соответствующий парный файл. Порядок установлен постановлением Правительства РФ № 931.
Есть ограничения: пункт 10 правил запрещает изменять определённые сведения о передаче и приёме груза, а также оговорки и замечания перевозчика при приёме и выдаче. Поэтому сначала нужно определить, в каком именно поле ошибка.
Рассмотрим три ситуации:
Прислали неверные данные.
Если документ ещё находится в черновиках, уточните сведения и исправьте их до подписания. Если Т1 и Т2 уже подписаны, проверьте через оператора, допускается ли исправление конкретного реквизита. Для разрешённых изменений используйте процедуру исправления с повторным подписанием необходимых файлов.Изменился адрес загрузки.
До подписания внесите новый адрес в черновик и согласуйте его с участниками. Если подписанные Т1 и Т2 уже подтверждают погрузку, сначала установите фактические обстоятельства: груз действительно приняли или документы подписали заранее?
Адрес должен соответствовать реальному месту погрузки — на это отдельно указывает Минтранс. Если ошибка затрагивает сведения, исправление которых запрещено, не пытайтесь обойти ограничение редактированием другого поля: зафиксируйте обстоятельства и разберите с оператором дальнейший порядок оформления.
Перенос места загрузки также нельзя автоматически оформлять как переадресовку: в ЭТрН эта процедура относится к изменению конечного пункта доставки и/или грузополучателя.
Машина сломалась после погрузки.
Если перевозчик остаётся прежним, замена автомобиля отражается в рамках существующей ЭТрН. Перевозчик оформляет специальный титул Т8 с данными о замене автомобиля и/или водителя. Этот сценарий подтверждён разъяснениями Минтранса от 20 июля 2026 года.
Замена автомобиля и замена самого перевозчика — разные ситуации. Использовать Т8 как универсальный способ заменить транспортную компанию нельзя.
Можно ли удалить накладную после Т1 и Т2?
Если она принята в ГИС ЭПД, процедура её отзыва или аннулирования правилами не предусмотрена. Это прямой ответ Минтранса. Даже если сервис позволяет скрыть документ из рабочего списка, это не означает удаления из государственной системы.
Если рейс отменился, сохраните подтверждение отмены и согласуйте дальнейшие действия с участниками и оператором. Создание другой накладной само по себе не отменяет предыдущую. Документы при этом будут храниться в ГИС ЭПД, у Вашего оператора и в Вашей учётной системе.
4. Как «логистРу» помогает организовать работу с ЭПД
Экспедитору важно видеть связь между заявкой в системе, документами и фактическим ходом перевозки. Особенно когда дело касается отмены загрузки или изменения данных по текущей заявке от заказчика.
По статистике более 80% оформленных документов содержат ошибки. В результате такие ЭПД накапливаются в личном кабинете оператора ЭДО, отвлекают внимание и мешают в текущей работе.
В «логистРу» предусмотрены списки заявок находящихся в работе, есть несколько разделов в меню ЭПД, включающие в себя входящие, исходящие и сформированные документы.
Все эти разделы имеют гибкую настройку фильтра внутри личного кабинета, что позволяет перемещать «отмененные» документы в «корзину», это создает дополнительный комфорт в работе с ЭПД и позволяет выстроить последовательную работу, не отвлекаясь на документы которые содержат ошибки.
На что еще стоит обратить внимание. Каждый менеджер, внутри аккаунта одной организации, видит только свои документы ЭПД, что не создает путаницы в работе с большим объемом входящих документов.
Облачная TMS‑система учёта с встроенным ЭДО «логистРу» — это один личный кабинет для работы с перевозочными документами за 1200 руб./мес.
14 дней тестового доступа, архив резервных копий, все форматы ЭПД.
По вопросам сотрудничества @sss_air Станислав Аристов, директор по развитию сервиса
