С 1 сентября 2026 года привычный бумажный документооборот в грузоперевозках перестаёт быть основным. Транспортные накладные, заказы и заявки на автомобильную перевозку, а также ряд документов для экспедиции, железнодорожных и воздушных перевозок нужно будет оформлять в электронном виде и передавать в ГИС ЭПД.
Для бизнеса это не просто смена носителя. Электронный документ проходит между несколькими участниками, а каждый из них отвечает за свой этап: отправитель — за сведения о грузе, перевозчик — за приём и выдачу, получатель — за результат приёмки. Если хотя бы один участник не готов, машина может приехать вовремя, но перевозка останется незакрытой в системе.
Ниже — практическая схема перехода без лишней юридической теории.
Что изменится с 1 сентября
Федеральный закон № 140-ФЗ вводит обязательное электронное оформление ряда перевозочных документов. Для автомобильных грузоперевозок в первую очередь важны:
1. электронная транспортная накладная — ЭТрН;
2. электронный заказ или заявка на перевозку — ЭЗЗ;
3. электронный заказ-наряд;
4. электронная сопроводительная ведомость.
Отдельный цифровой контур предусмотрен для экспедиторских документов: поручения экспедитору, экспедиторской и складской расписок. Электронными также становятся грузовые накладные для воздушного и железнодорожного транспорта.
Документы попадают в ГИС ЭПД не напрямую. Компания подключается к аккредитованному оператору ИС ЭПД, а оператор обеспечивает обмен с государственной системой и другими участниками. Актуальный список операторов и сведения о поддерживаемых форматах публикует ФНС России.
Важно: ЭТрН не заменяет УПД, счёт-фактуру или товарную накладную. Эти документы подтверждают передачу товара и расчёты по поставке, а транспортная накладная фиксирует договор и исполнение перевозки. В одной поставке могут потребоваться оба комплекта.
Когда ЭТрН обязательна
Главный вопрос — не сколько весит груз и на каком автомобиле его везут, а есть ли договор перевозки со сторонним перевозчиком.
Нужна ли ЭТрН: решение зависит от договора и фактических ролей участников
Ситуация | Нужна ЭТрН | Комментарий |
Груз доставляет привлечённый перевозчик | Да | Размер партии, расстояние и стоимость груза значения не имеют |
Покупатель нанял машину для самовывоза | Да | Самовывоз не отменяет договор перевозки |
Компания перевозит собственный груз своим транспортом | Как правило, нет | Между одним и тем же лицом не возникает отдельного договора перевозки |
Поставка между филиалами своим транспортом | Как правило, нет | При отсутствии отдельного перевозчика транспортная накладная обычно не оформляется |
Одна машина везёт несколько партий одному получателю по одному маршруту | Возможна одна ЭТрН | Условия объединения партий нужно проверить до рейса |
В одной машине грузы для разных получателей или адресов | Нужны отдельные документы | У каждой самостоятельной перевозки должен быть корректный состав участников и маршрут |
Минтранс отдельно разъясняет, что при перевозке собственного груза собственным автомобилем ЭТрН не возникает автоматически. Но как только появляется сторонний перевозчик по договору, электронная транспортная накладная становится обязательной. Это подтверждается в разъяснении Минтранса от 14 августа 2026 года.
Как проходит электронная перевозка
Базовая ЭТрН состоит из последовательных файлов обмена, которые часто называют титулами. Они не заполняются одним человеком в конце рейса: каждый участник формирует и подписывает свой файл на соответствующем этапе.
Базовая последовательность оформления ЭТрН
Т1 — сведения грузоотправителя
До выезда автомобиля грузоотправитель указывает стороны перевозки, груз, места погрузки и выгрузки, перевозчика, водителя и транспортное средство. После проверки файл подписывается электронной подписью и передаётся оператору.
Т2 — приём груза перевозчиком
После погрузки перевозчик подтверждает, что принял груз к перевозке. На этом этапе можно зафиксировать замечания, расхождения и отказ от приёма. После успешной обработки первых титулов водитель получает сведения, необходимые для предъявления документа при проверке.
QR-код — предъявление сведений в пути
QR-код нужен водителю для доступа к сведениям о перевозке при контроле. Грузополучатель не должен «подписывать QR-код»: на выгрузке он работает со своим титулом в системе оператора.
Т3 — приёмка грузополучателем
Получатель указывает фактически принятое количество, состояние груза и замечания, если они есть. Т3 подписывает именно та организация или ИП, которые указаны грузополучателем в ЭТрН, а не обязательно покупатель по договору поставки.
Т4 — подтверждение выдачи перевозчиком
Перевозчик фиксирует выдачу груза. После обработки Т4 основная часть документооборота по рейсу завершается.
Форматы и формы электронной транспортной накладной утверждены приказом ФНС России от 14.05.2024 № ЕД-7-26/383@.
Кто и какой подписью подписывает документы
Руководитель организации и индивидуальный предприниматель могут подписывать документы своей квалифицированной электронной подписью. Если за операцию отвечает логист, диспетчер, кладовщик или другой сотрудник, обычно потребуются:
5. квалифицированная электронная подпись физического лица;
6. машиночитаемая доверенность, подтверждающая полномочия;
7. доступ сотрудника к нужной организации и роли в системе оператора.
Водитель участвует в процессе по правилам выбранного решения: через мобильное приложение, простую или усиленную неквалифицированную подпись и последующее заверение со стороны перевозчика. Конкретную схему нужно заранее согласовать с оператором ИС ЭПД.
Самая частая ошибка — неверно определить грузополучателя
В договоре поставки покупателем может быть одна компания, доставку может оплачивать другая, а принимать груз на складе или стройплощадке — третья. Для ЭТрН важны фактические роли в перевозке.
8. Грузоотправитель предъявляет груз и отвечает за Т1.
9. Перевозчик принимает на себя обязанность доставить груз.
10. Грузополучатель физически принимает груз и подписывает Т3.
11. Заказчик перевозки заказывает транспорт, но не обязательно принимает груз.
Если в Т1 указать покупателя, а фактически груз принимает подрядчик на объекте, нужный сотрудник может не увидеть входящий документ и не сможет закрыть Т3. Поэтому юридическое лицо получателя, его оператор ЭПД и ответственный подписант должны быть известны до погрузки.
Что делать, если контрагент ещё не подключён
Обычный бухгалтерский ЭДО и транспортный ЭДО — разные контуры. Наличие обмена УПД не означает, что компания готова принимать электронные транспортные накладные.
Для старта небольшому получателю не обязательно сразу разрабатывать интеграцию с учётной системой. Минимальный рабочий вариант:
12. Выбрать оператора ИС ЭПД.
13. Подключить организацию и проверить роуминг с операторами партнёров.
14. Назначить основного и резервного сотрудника для приёмки.
15. Подготовить КЭП и МЧД.
16. Провести тестовую поставку и убедиться, что Т3 появляется у нужного юридического лица.
ФНС рекомендует заранее переводить типовые перевозки в пилотный режим, чтобы до обязательной даты проверить всю цепочку — от отправителя до получателя. Такая рекомендация опубликована в материале ФНС о подготовке к 1 сентября 2026 года.
Изменения во время рейса
Не каждое изменение требует создавать новую накладную. В формате предусмотрены дополнительные титулы:
17. Т7 — переадресовка или изменение грузополучателя;
18. Т8 — замена водителя или транспортного средства;
19. Т5 и Т6 — изменение и согласование итоговой стоимости перевозки;
20. Т3 — фиксация недостачи, повреждений и других замечаний при приёмке.
Перед запуском нужно описать, кто инициирует каждое изменение, кто проверяет новые данные и кто подписывает соответствующий титул. Если этот порядок не закреплён, нестандартный рейс быстро превращается в переписку между складом, диспетчером и бухгалтерией.
Когда всё ещё допустима бумага
Бумажная транспортная накладная остаётся исключением, а не равнозначным вариантом по выбору сторон. Основания перечислены в приказе Минтранса России от 01.06.2026 № 262. Среди них — отдельные перевозки с иностранными участниками, перевозки для личных нужд физического лица, специальные категории грузов, установленные случаи отсутствия связи и официально зафиксированные технические сбои.
Кратковременное отсутствие мобильного интернета у водителя само по себе не означает, что рейс можно перевести на бумагу. Компании следует заранее получить у оператора регламент аварийной работы и определить, как подтвердить основание для применения исключения.
Исключением может стать работа в ряде населенных пунктов, в которых можно использовать бумажные ТН, список опубликован на сайте Минтранса и есть в Распоряжении Правительства РФ от 10.07.2025 N 1855-р (ред. от 09.07.2026).
Чек-лист подготовки компании
До 1 сентября стоит проверить не только программное обеспечение, но и реальные процессы:
21. Составить карту всех вариантов перевозки: собственный транспорт, наёмный перевозчик, самовывоз, прямая доставка и сборные рейсы.
22. Определить, какие электронные документы нужны в каждом сценарии.
23. Выбрать оператора ИС ЭПД и проверить роуминг с основными контрагентами.
24. Собрать идентификаторы ЭПД отправителей, перевозчиков и получателей.
25. Назначить ответственных за Т1, Т2, Т3 и Т4 и предусмотреть замещение.
26. Проверить срок действия КЭП и оформить МЧД сотрудникам.
27. Обновить договоры: закрепить роли, сроки передачи данных и порядок действий при расхождениях.
28. Настроить обмен с учётной или транспортной системой, если ручного кабинета недостаточно.
29. Провести тестовые рейсы по каждому критичному сценарию.
30. Проверить, что документы не только отправляются, но и доходят до нужного юридического лица, подписываются и получают финальный статус.
Как организовать работу в ЛогистРУ
В Облачной ТМС-системе ЛогистРУ данные для перевозочных документов связаны с привычной экспедитору заявкой, все данные вносятся в нужные поля заявки, после они формируются в Электронные перевозочные документы. Все процессы заполнения максимально автоматизированы, и выстроены в одну логическую и последовательную цепочку.
Многие статусы доставки из Транспортного ЭДО - связаны с «Прогрессом доставки» в личном кабинете экспедитора, что позволяет последнему отслеживать этапы доставки, не прибегая к излишнему контролю и звонкам перевозчику.
Обмен через встроенного в систему оператора ЭПД позволяет вести титулы и статусы в одном личном кабинете.
Практичный план внедрения:
31. настроить юридические лица и подключения к оператору;
32. проверить карточки контрагентов и их идентификаторы ЭПД;
33. определить, кто подписывает документы со стороны каждой организации;
34. создать тестовую ЭТрН из реальной заявки;
35. пройти Т1–Т4 вместе с перевозчиком и получателем;
36. зафиксировать регламент для ошибок, переадресовки и замены транспорта.
Главная цель теста — не получить красивый статус «отправлено», а полностью закрыть перевозку всеми участниками.
Наша цель – это сделать процесс создания и обмена документами мягким и экологичным для всех участников перевозки.
Короткие ответы
Нужно ли печатать ЭТрН водителю?
Обязательный бумажный дубль электронной накладной не требуется. Для предъявления сведений в пути используется предусмотренный системой идентификатор, в том числе QR-код.
Может ли получатель подписать QR-код вместо Т3?
Нет. QR-код используется для проверки сведений о рейсе. Получатель подписывает отдельный титул Т3.
Обязательно ли всем выбирать одного оператора?
Нет. Разные операторы могут обмениваться документами через роуминг. Совместимость конкретных форматов и контрагентов лучше проверить до первого рейса.
Нужна ли ЭТрН для небольшой партии?
Если перевозку выполняет сторонний перевозчик по договору — да. Отдельного освобождения по весу, расстоянию или стоимости груза нет.
Можно ли после 1 сентября продолжать работать по бумаге, если контрагент не готов?
Само по себе отсутствие подключения у контрагента не является основанием для бумаги. Для обычной перевозки участникам потребуется подключиться к транспортному ЭДО; бумажный формат допустим только в установленных исключениях.
Источники
37. Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ
38. ФНС России: подготовка бизнеса к обязательным ЭПД
39. ФНС России: операторы ИС ЭПД и поддерживаемые форматы
40. Приказ ФНС России от 14.05.2024 № ЕД-7-26/383@
41. Минтранс России: разъяснения по обязательному переходу
42. Приказ Минтранса России от 01.06.2026 № 262
Материал подготовлен по состоянию на 20 августа 2026 года. Для конкретной перевозки роли участников и комплект документов следует определять по договорам и применимым нормативным требованиям.
Наш открытый Телеграм канал: t.me/logistru24
Создать личный кабинет для работы с ЭПД: https://logistsystem.ru/register
Подготовлено для пользователей ЛогистРУ
Актуально на 20 августа 2026 года
