Логист заметил ошибку в документе по рейсу. Пока это черновик, он может вернуться к нужному разделу и проверить данные перед подписью. Если титул уже подписан, порядок действий меняется: для ЭТрН может потребоваться исправительный титул, а для заказа-заявки или поручения экспедитору – новый документ.
Разберём, как выбрать действие в логистРу и что проверить, прежде чем отправлять документ партнёру. Примеры с ошибками ниже условные; скриншоты сделаны в тестовом кабинете платформы.
Сначала найдите документ и проверьте подписи
Откройте «Меню ЭПД». Здесь документы распределены по папкам «Входящие», «Исходящие», «Сформированные», «В работе» и «Отклоненные». Поиск помогает найти документ по номеру, маршруту, контрагенту или статусу. Если в аккаунте несколько организаций, проверьте выбранное юрлицо.
Смотрите на статус конкретного титула. Например, отметка «Т1 · Подписан отправителем» означает, что первый титул уже подписан, даже если перевозчик ещё не ответил. Отсутствие второй подписи не возвращает первый титул в состояние черновика.
В списке видны тип документа, заявка и подпись по титулу. Начните с этих сведений, чтобы выбрать способ исправления.
Ошибка найдена до подписания
Допустим, логист подготовил заказ-заявку, но пропустил тип транспортного средства. В форме уже есть маршрут, участники и груз, поэтому при беглом просмотре пропуск легко не заметить.
В логистРу перед подписью можно нажать «Проверить». При проверке тестового черновика платформа показала сообщение «Тип ТС: обязательное поле не заполнено» и открыла раздел «Требования к транспортному средству». Нужное поле выделилось красным.
Проверка указала на конкретное поле. В этой форме можно выбрать тип ТС и сохранить раздел.
Чтобы устранить такой пропуск, выберите подходящее значение, нажмите «Сохранить» и повторите проверку документа. Если сведения неверны в самой заявке, исправьте и её: иначе ошибка может попасть в следующий документ по рейсу.
Автоматическая проверка помогает найти пропуски и нарушения формата. Верно ли выбраны перевозчик, адрес и условия перевозки, нужно сверить с договорённостями сторон. Заполненное поле тоже может содержать ошибку.
Титул ЭТрН уже подписан
В карточке подписанного Т1 логистРу показывает «Только просмотр · T1 · исходная редакция». Так можно открыть отправленные сведения и скачать XML, не меняя подписанную редакцию.
Режим просмотра относится к открытой редакции титула. Изменение данных заявки само по себе её не исправляет.
Для допустимого изменения подписанной ЭТрН оформляют исправленные файлы обмена. Т1 и Т2, а также Т3 и Т4 связаны попарно: исправление требует нового парного файла. Порядок закреплён в приложении № 1 к правилам, утверждённым постановлением Правительства № 931.
В логистРу для первого титула предусмотрена команда «Создать исправление T1». Её доступность зависит от документа и разрешённого оператором действия. Если команда доступна, она открывает новую редактируемую версию; подписанный исходный Т1 сохраняется. Если кнопки нет, обратитесь в техподдержку из бокового меню и укажите номер накладной, юрлицо и поле, которое требуется изменить.
Например, отправитель обнаружил ошибку в реквизитах сопроводительного документа. Прежде чем оформлять исправление, он сообщает перевозчику, какие сведения меняются. После нового Т1 перевозчику предстоит оформить парный Т2. Поэтому задачу следует довести до получения нужного ответа, а не завершать на собственной подписи.
Какие сведения нельзя менять исправлением
Пункт 10 правил № 931 исключает изменения в четырёх группах сведений ЭТрН:
сведения отправителя о передаче груза перевозчику;
оговорки и замечания перевозчика при приёме груза;
сведения о приёме груза получателем;
оговорки и замечания перевозчика при выдаче груза.
Поэтому перед исправлением нужно установить, к какой группе относится поле. Например, ошибка в фактических данных приёмки требует отдельного разбора с участниками и оператором. Наличие редактируемой копии не отменяет ограничений на изменение подписанных сведений.
Ошибка в подписанном заказе-заявке
Предположим, заказчик отправил ЭЗЗ с неверным условием подачи машины. Перевозчик заметил расхождение до своей подписи. В таком случае сторонам нужно согласовать правильное условие и выпуск нового заказа-заявки. Подписанный Т1 нельзя переписать в прежнем документе. Если ответ перевозчика уже подписан, порядок тот же: стороны согласуют новый документ.
В карточке ЭЗЗ в логистРу видны редакция, состояние документа и ответ перевозчика. В проверенном примере это «Редакция 1 · Согласован перевозчиком». Здесь же находятся печатная форма, выгрузка XML и команда создания копии.
Статус и редакция помогают отличить согласованный заказ-заявку от нового документа, который ещё предстоит проверить и подписать.
При подготовке нового ЭЗЗ сверьте изменяемое условие и остальные данные по рейсу. Заранее сообщите перевозчику номер нового документа и причину замены, чтобы он не продолжил работу с прежним вариантом. Сам выпуск нового ЭЗЗ не урегулирует обязательства по уже согласованному заказу: этот вопрос стороны решают с учётом договора.
Ошибка в поручении экспедитору
С подписанным поручением нельзя работать как с обычным черновиком. Пункт 12 правил обмена электронными экспедиторскими документами № 469 запрещает изменения по инициативе участников. На скриншоте логистРу прямо сообщает: «Поручение подписано. Доступен только просмотр».
Сохранённое поручение доступно для просмотра. Изменять его условия поверх подписанной редакции нельзя.
Допустим, клиент обнаружил в поручении неверное условие обработки груза. Сначала он предупреждает экспедитора о расхождении, затем стороны согласуют дальнейшие действия и оформление нового поручения. Для отзыва поручения предусмотрен отдельный Т3 заказчика. Порядок его оформления нужно уточнить по своему подключению к ЭПД; перемещение документа в корзину отзыв не заменяет.
Корзина скрывает документ в кабинете
В логистРу у документов в списке есть действие перемещения в корзину. В самой папке «Корзина» указано, что здесь находятся скрытые документы, и предложено восстановить их в актуальную папку. Это помогает убрать лишнюю запись из рабочего списка.
В корзине сохраняются статусы подписей и доступно восстановление. Скрытие записи не означает аннулирование ЭПД.
Для ЭТрН, принятой ГИС ЭПД, процедура отзыва или аннулирования правилами не предусмотрена. Это подтверждает Минтранс в ответах на вопросы об автомобильных перевозках. Поэтому после обнаружения ошибки сначала определите порядок её устранения и договоритесь с партнёром о дальнейшей работе с документом. Корзину используйте для порядка в кабинете.
Если ошибку вернул оператор
Сообщение проверки перед подписью и ответ оператора после отправки относятся к разным этапам. В первом случае исправляют данные черновика. Во втором сначала читают результат обработки: повторное нажатие кнопки подписи без выяснения причины может оставить ту же проблему.
Если ГИС ЭПД выявила расхождения и оператор сообщил о необходимости исправлений, правила № 931 и № 469 предусматривают формирование новых исправленных файлов не позднее пяти календарных дней со дня получения такой информации. Это специальный срок для указанной ситуации. Пункт 9 правил № 931; пункт 11 правил № 469.
Для обращения в техподдержку логистРу подготовьте номер документа, выбранное юрлицо, тип титула и текст ошибки. Приложите скриншот сообщения. Так специалист сможет разобраться, на каком этапе остановился обмен и какое действие доступно по этому документу.
_________________________________________________________________
Хотите автоматизировать процессы, сократить налоговые риски и вести прозрачный учёт ЭПД?
Переводите документооборот в логистРу: сократите ручной труд, уменьшив затраты на документы.
