По статистике, оформление документов занимает больше 60% рабочего времени. Более 80% оформленных документов содержат ошибки. В результате такие ЭПД накапливаются в личном кабинете оператора ЭДО, отвлекают внимание и мешают в текущей работе. При этом за их отправку вы уже заплатили.
Кто все таки несет ответственность за правильное оформление и учёт исходящих и входящих перевозочных документов?
Переход на электронные перевозочные документы (ЭПД) это целый процесс участие в котором принимают не только внешние участники перевозки (Поставщики, Грузоперевозчики, Грузополучатели и Экспедиторские компании), в первую очередь сценарий работы должен быть понятен и распределен между сотрудниками внутри одной организации. И только после того, как роли распределены и отработаны между сотрудниками, компания может осуществить плавный переход от бумаги к ЭПД при взаимодействии со своими контрагентами.
«Сначала нарисуйте на одном листе, как у вас на самом деле происходит перевозка и кто что делает на каждом этапе. Если вы не понимаете, кто должен создать документ, кто его подписывает и в какой роли, никакая программа за вас этого не решит», — говорит один из консультантов по внедрению ЭДО/ЭПД.
Однако многие собственники игнорируют рекомендации по распределению ролей и обязанностей, и на практике именно бухгалтерия оказывается в эпицентре ответственности за ошибки и неправильное оформление перевозочных документов.
Должен ли бухгалтер оформлять и подписывать ЭПД?
Само по себе ведение бухгалтерского учёта такой обязанности не создаёт. По общему правилу транспортную накладную составляет грузоотправитель, если договором перевозки не предусмотрено иное. Когда файл от имени организации подписывает сотрудник, нужны соответствующие полномочия. Минтранс связывает ответственность за достоверность сведений в файле с лицом, которое его подписало. Должность «бухгалтер» или «менеджер» сама по себе права подписи не даёт. Разъяснение Минтранса о составлении накладной, разъяснение о подписании ЭПД.
При этом бухгалтерию нельзя исключить из процесса. Через него проходят данные о стоимости перевозки, расчётах с контрагентами и документах для учёта. Бухгалтеру важно получить завершённый комплект, сопоставить его с договором и заявкой, проверить суммы и обеспечить доступ к электронным оригиналам.
Проблема возникает, когда к этой работе добавляют ежедневное управление рейсом. Бухгалтер может не знать, что водитель сменился, адрес погрузки уточнили или грузополучатель сообщил замечания при приёмке. Эти сведения появляются у тех, кто общается с участниками перевозки в момент события.
Почему менеджер ближе к оформлению
Менеджер ведёт заявку, общается с клиентом и перевозчиком, знает маршрут, груз, автомобиль и время погрузки. Поэтому ему проще собрать исходные данные, подготовить документ и заметить расхождение до отправки.
Но доступ к информации ещё не означает право подписи. Менеджер может готовить черновик и контролировать статусы, а подписывать файл должен уполномоченный представитель соответствующего участника перевозки. Если представитель действует от имени юридического лица или ИП, его полномочия подтверждаются доверенностью, в том числе машиночитаемой. Разъяснение Минтранса о подписании ЭПД.
Как разделить работу в одном рейсе
Этап | Кто ведёт работу |
|---|---|
Получение заявки | Менеджер собирает данные о грузе, маршруте и участниках, сверяет их с условиями перевозки. |
Подготовка ЭПД | Менеджер или специалист по документообороту готовит файл и запрашивает недостающие сведения. |
Подписание | Уполномоченный сотрудник проверяет сведения в своём файле и подписывает его в пределах своих полномочий. |
Перевозка и выгрузка | Менеджер следит за статусами, изменениями и действиями других участников. |
Закрытие рейса | Бухгалтерия получает документы, сверяет условия и суммы, отражает операцию в учёте. |
В небольшой компании несколько этапов может выполнять один человек. Важно всё равно закрепить, кто сообщает об изменении, кто исправляет данные и кто принимает решение о подписи. Иначе документ будет переходить между сотрудниками без ответственного за результат.
Исходя из таблицы, мы видим, что бухгалтер работает на последнем этапе, закрытия рейса.
Когда нужен отдельный специалист
Новый сотрудник оправдан, если менеджеры тратят заметную часть рабочего дня на проверку входящих файлов, исправления и поиск документов, а бухгалтерия регулярно получает неполные комплекты. Особенно это заметно при большом числе рейсов, контрагентов и юридических лиц.
Специалист по ЭПД может координировать обмен, следить за сроками и разбирать ошибки оператора. Но он не заменит менеджера как источник сведений о рейсе и бухгалтера как ответственного за учёт. Его роль — доводить документ до завершения, получая данные от обоих.
Что закрепить собственнику
Начните с одного реального рейса и запишите короткий порядок действий:
Кто передаёт сведения для каждого документа и до какого момента.
Кто проверяет данные перед отправкой и кто подписывает файл.
Кому сообщают о замене машины, изменении адреса и замечаниях при приёмке.
Кто отслеживает ответы участников и передаёт завершённый комплект в бухгалтерию.
Кто подменяет ответственного сотрудника во время отпуска или болезни.
Для сотрудника с правом подписи отдельно проверьте доступ к системе и полномочия. ГИС ЭПД не проверяет содержание полномочий по доверенности за компанию. Разъяснение Минтранса.
Практический вывод: поручите ведение ЭПД тому, кто сопровождает перевозку и вовремя получает изменения по рейсу. Бухгалтерии оставьте проверку данных для учёта и контроль завершённого комплекта. Подпись закрепите за сотрудником, который вправе действовать от имени нужного участника перевозки. Если поток документов перегружает команду, выделите специалиста для координации обмена.
Используйте в работе TMS-системы учёта, это сократит время обработки входящих заявок (поручений) от заказчика, поможет объединить процессы и контролировать результат, не прибегая к помощи профильных сотрудников.
_________________________________________________________________
Облачная TMS‑система учёта и автоматизации логистики «логистРу» подготовлена для работы с бумажными и электронными перевозочными документами (ЭПД), даёт возможность настройки доступа и ролей для каждого сотрудника организации, что позволяет внести ясность и прозрачность в работе с документооборотом.
Изолированный, настраиваемый доступ к ЭПД и справочникам контрагентов для каждого менеджера внутри одной организации избавит от рутины и путаницы в документах.
14 дней бесплатного тестового доступа, облачный архив и сортировка резервных копий, финансовый учёт и счета на оплату.
Обеспечьте для себя плавный переход от бумаги к электронным перевозочным документам (ЭПД).
Техническая поддержка на всех этапах работы.
