Как будет работать экспедиторская компания с 1 сентября 2026 года: документы и сценарии

С 1 сентября 2026 года привычные документы экспедитора переходят в электронный вид. Поручение, экспедиторская и складская расписки нужно будет оформлять через оператора ИС ЭПД, а сведения из них — передавать в ГИС ЭПД.

Главная задача здесь не в XML и кнопках. Важно правильно указать роли участников: кто заказывает перевозку, кто принимает груз и от чьего имени подписывается каждый документ.

Что такое транспортная экспедиция по закону

Если проще, экспедитор организует перевозку: находит перевозчика, согласует маршрут, оформляет документы и контролирует рейс. Везти груз на собственном автомобиле он не обязан. Это следует из Федерального закона № 87-ФЗ и статьи 801 ГК РФ.

Если компания сама принимает груз к перевозке и везёт его своим транспортом без отдельной экспедиционной услуги, она выступает уже как перевозчик.

В одном рейсе идут два связанных, но разных процесса:

• экспедиция — отношения клиента и экспедитора;

• перевозка — отношения грузоотправителя и перевозчика.

Поэтому поручение экспедитору не заменяет ЭТрН, а ЭТрН не заменяет расписку, когда она действительно нужна. Набор документов зависит от двух вещей: принимает ли экспедитор груз и от чьего имени заключён договор перевозки.

Ниже разберём рабочие сценарии по шагам. Материал актуален на 21 августа 2026 года.

Как работает экспедитор с 1 сентября 2026 года

В одном рейсе экспедитор сначала принимает и проверяет поручение клиента, затем организует перевозку и готовность участников. Если груз передаётся экспедитору, факт приёма подтверждается соответствующей распиской. После этого отдельным цифровым контуром оформляется перевозка и закрываются титулы ЭТрН.

Общий процесс работы экспедитора в одном рейсе

Что должно быть готово до первого рейса

Переход начинается не 1 сентября утром. К этой дате у экспедитора должны быть готовы организация, сотрудники и контрагенты.

1. Запись в реестре экспедиторов. Право заниматься транспортно-экспедиционной деятельностью возникает со дня размещения сведений в реестре на платформе «ГосЛог». Компания, которой нет в реестре, не сможет быть указана экспедитором в электронном экспедиторском документе.

2. Оператор ИС ЭПД. Экспедитор подключается к аккредитованному оператору, который передаёт файлы обмена в ГИС ЭПД и обеспечивает взаимодействие с операторами других участников.

3. Электронные подписи и полномочия. Руководитель или ИП использует свою УКЭП. Сотруднику обычно нужны подпись физического лица, машиночитаемая доверенность и нужная роль в системе.

4. Карточки участников. До оформления рейса должны быть известны юридические лица клиента, экспедитора, грузоотправителя, перевозчика и грузополучателя, а также их идентификаторы в транспортном ЭДО.

5. Регламент хранения. Информацию по договорам экспедиции, привлечённым лицам, грузам, операциям, маршрутам и видам транспорта нужно хранить на территории России в течение трёх лет после исполнения договора.

Требование о реестре действует с 1 марта 2026 года, но к сентябрьскому переходу оно становится критической технической проверкой: без реестровой записи электронное поручение не пройдёт как документ с участием экспедитора.

Какие документы появятся в одном рейсе

Договор транспортной экспедиции, поручение экспедитору и заявка на перевозку — не одно и то же. Договор задаёт общие условия отношений, поручение описывает конкретные услуги экспедитору, а заказ или заявка относится к организации конкретной перевозки с перевозчиком.

Электронный обмен документами между участниками

В базовом рейсе поручение и заказ-заявка проходят в обе стороны: инициатор направляет первый титул, а принимающая сторона возвращает подписанный ответ. Экспедиторская и складская расписки состоят из одного титула и идут только от экспедитора клиенту. Затем участники последовательно оформляют Т1–Т4 электронной транспортной накладной.

Направления базовых титулов в одном экспедиторском рейсе

Базовый сценарий: экспедитор организует рейс, груз забирает перевозчик

Это самый частый вариант. Экспедитор находит машину и ведёт рейс, но не принимает груз на хранение или во владение. На погрузке склад или поставщик передаёт груз сразу перевозчику.

Главное правило: договор перевозки и договор хранения экспедитор заключает от имени клиента по доверенности. Подписать их от своего имени в этой модели нельзя. Это прямо следует из подпункта 2 пункта 4.1 статьи 4 Федерального закона № 87-ФЗ.

Другие вспомогательные договоры экспедитор может заключать и от своего имени. Тогда клиент получает копию. Если договор заключён от имени клиента, ему передаётся оригинал.

Юридическая модель, движение груза и доставка электронных оригиналов клиенту

В одном рейсе всё происходит так.

1. Клиент подключается к оператору ЭПД и получает собственный электронный ящик. Одновременно он выдаёт сотруднику экспедитора доверенность, а для электронной подписи — МЧД.

2. Клиент отправляет поручение. В первом файле указывает стороны, груз, маршрут, услуги и важные инструкции.

3. Экспедитор проверяет данные. Если чего-то не хватает, запрашивает уточнение. Когда всё согласовано, отправляет второй файл поручения.

4. Экспедитор находит перевозчика и от имени клиента оформляет договор перевозки, заказ или заявку. В этих документах клиент остаётся стороной договора.

5. До погрузки формируется первый файл ЭТрН. Клиент указывается грузоотправителем, а склад или поставщик — фактическим исполнителем погрузки. Экспедитор может подготовить и подписать файл только как представитель клиента по МЧД.

6. Перевозчик и грузополучатель завершают ЭТрН. Каждый формирует свои файлы. Операторы доставляют их другим участникам, клиенту и в ГИС ЭПД.

7. Экспедитор закрывает рейс: следит за статусами, сверяет расходы и оформляет свою услугу клиенту.

Экспедиторская расписка здесь не нужна: экспедитор груз не принимал. Но документы и фактическая работа должны совпадать — перевозчик действительно забирает груз напрямую у грузоотправителя.

Как документы окажутся у клиента

Экспедитор может работать в привычном кабинете своего оператора. Важно не то, где он вошёл в систему, а от чьего имени действует.

При оформлении документов нужно:

• выбрать режим работы за клиента;

• указать клиента стороной договора и грузоотправителем;

• подписать файл как представитель клиента по Машиночитаемая доверенности (МЧД);

• направить все файлы оператору клиента.

Если оператор не умеет работать с представителями, экспедитор готовит черновик, а клиент подписывает и отправляет его из своего ящика.

В архив клиента должны попасть XML-файлы, электронные подписи, УИД, квитанции оператора и все последующие файлы участников. PDF или ZIP, присланный экспедитором, — удобная копия, но не замена электронным оригиналам.

ГИС ЭПД хранит сведения для государства, но не заменяет архив компании. Срок хранения, выгрузку документов и интеграцию с учётной системой лучше заранее закрепить в договоре с оператором.

Важно: если экспедитор заключает договор перевозки от своего имени, это уже другой сценарий. Тогда нужно отдельно проверить роли в ЭТрН и нужна ли экспедиторская расписка.

Сценарий: экспедитор принимает груз у клиента

Если по договору груз сначала передают экспедитору, процесс становится строже.

1. После получения поручения и информации о грузе экспедитор принимает груз и выдаёт клиенту электронную экспедиторскую расписку.

2. Экспедитор выполняет предусмотренные законом организационные меры по выявлению предметов и веществ, изъятых из оборота или ограниченно оборотоспособных. Если обязательные условия перевозки обеспечить нельзя, услугу оказывать нельзя.

3. После проверки экспедитор заключает необходимые договоры и организует передачу груза перевозчику.

4. Для фактической автомобильной перевозки отдельно оформляется ЭТрН. Экспедиторская расписка не подтверждает договор перевозки и не заменяет Т1–Т4.

Внутренний контроль должен связывать три события: когда экспедитор принял груз, когда передал его перевозчику и когда получатель принял доставку. Если эти события живут в разных таблицах и чатах, расследование недостачи будет сложнее, чем раньше.

Сценарий: груз поступает на склад экспедитора

Если экспедитор принимает груз на складское хранение, оформляется электронная складская расписка. Она фиксирует самостоятельный факт приёма на хранение и не заменяется складским ордером из внутренней программы.

Практическая цепочка выглядит так:

1. принять и акцептовать поручение клиента;

2. зафиксировать приём груза соответствующей распиской по фактической цели передачи;

3. отразить количество мест, состояние и замечания в момент приёмки;

4. после комплектации организовать отдельную перевозку со склада;

5. оформить ЭТрН на участок от склада до следующего получателя по условиям нового договора перевозки.

Если склад был грузополучателем по входящей перевозке, входящую ЭТрН нужно завершить. Дальнейшая доставка — это новый участок и, как правило, новая транспортная накладная.

Сценарий: экспедитор заключает договор перевозки от своего имени

Такой экспедитор остаётся экспедитором перед клиентом, но одновременно становится стороной отношений с перевозчиком. Это влияет на заполнение ЭТрН.

Нельзя автоматически копировать в каждое поле название клиента. Нужно определить:

• кто заключил договор перевозки с фактическим перевозчиком;

• кто предъявляет груз к перевозке;

• кто фактически выполняет погрузку;

• какое юридическое лицо принимает груз на выгрузке;

• кто имеет право подписать каждый титул.

Если договор перевозки заключён экспедитором от собственного имени, его роль в ЭТрН определяется этой договорной конструкцией. Если экспедитор действует от имени клиента по доверенности, роли будут другими. Безопасное правило одно: сначала определить фактические и договорные роли, затем переносить их в документ — не наоборот.

Сценарий: экспедитор привлекает другого экспедитора

Передача части работы субэкспедитору не стирает обязательства первой компании перед клиентом. Для каждого самостоятельного договора транспортной экспедиции должен быть понятен свой комплект документов.

Например, компания А получила поручение от грузовладельца, а затем поручила терминальную обработку компании Б. В этом случае нельзя просто переслать Б исходное поручение и считать цепочку закрытой. Нужно определить:

• является ли договор с Б отдельным договором транспортной экспедиции;

• кто в нём клиент и экспедитор;

• кто принимает груз и должен выдать расписку;

• кто и от чьего имени заключает договор перевозки;

• какая компания хранит сведения о привлечённых лицах и операциях.

В системе каждая связка «клиент — экспедитор» должна иметь собственный юридический след, а все связанные документы — общий номер заявки или другой сквозной идентификатор для внутренней сверки.

Когда экспедитор одновременно является перевозчиком

Сам по себе факт доставки собственным автомобилем не превращает перевозчика в экспедитора. Если компания обязалась только принять груз, перевезти его из точки А в точку Б и выдать получателю, это обычный договор перевозки. В таком случае оформляются ЭТрН и, когда она предусмотрена отношениями сторон, электронный заказ или заявка. Поручение экспедитору и экспедиторская расписка для такой перевозки не требуются.

Совмещение ролей возможно, когда одна компания не только перевозит груз своим транспортом, но и оказывает клиенту самостоятельный комплекс экспедиционных услуг: организует маршрут и отправку, принимает груз, обеспечивает хранение, погрузку, оформление документов или другие операции, связанные с перевозкой.

Статья 801 ГК РФ прямо допускает, что обязанности экспедитора могут исполняться перевозчиком. Однако название договора не является решающим. В каждом случае нужно определить, какие обязательства компания фактически приняла на себя.

Верховный суд разъясняет: если экспедитор фактически осуществляет перевозку собственным транспортом, он отвечает за сохранность груза как перевозчик. При квалификации отношений суд оценивает содержание договора, а не названия договора и его сторон. Этот подход закреплён в пунктах 25–26 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 26.06.2018 № 26.

Важно: одно юридическое лицо не оформляет заказ-заявку само на себя. Если экспедитор и перевозчик — одна компания, заказчиком перевозки должно выступать другое лицо по реальной договорной схеме, например клиент. Нельзя искусственно рисовать обмен «экспедитор → перевозчик» внутри одного юридического лица.

Сценарий: международная перевозка

Когда клиентом по договору транспортной экспедиции является иностранное юридическое или физическое лицо, приказ Минтранса допускает бумажные экспедиторские документы. Это право на исключение, а не запрет электронного обмена.

Для перевозочных документов нужно смотреть маршрут:

• если конечная точка выгрузки находится за пределами России, международная автомобильная перевозка оформляется по применимым международным правилам, в том числе с CMR;

• если после пересечения границы груз перегружают и далее везут по отдельному договору внутри России, на российский участок оформляются документы по российским требованиям.

Один международный проект поэтому может включать бумажный экспедиторский документ по исключению, CMR на международный участок и ЭТрН на отдельное внутреннее плечо.

Что делать при сбое связи

Обычная неготовность контрагента, отсутствие у него оператора или забытая электронная подпись не дают права перейти на бумагу.

Для экспедиторских документов бумага допускается в ограниченных случаях, установленных приказом Минтранса России № 115:

• государственные, специальные и воинские грузы;

• работа на территории с введённым специальным режимом;

• отсутствие у клиента или экспедитора технической возможности из-за обстоятельств непреодолимой силы;

• услуга физическому лицу для личных нужд;

• иностранный клиент по договору экспедиции.

Если связь нестабильна, оператор может принять и сохранить документ, а затем передать его в ГИС ЭПД после восстановления соединения. Поэтому компании нужен не самодельный принцип «нет интернета — печатаем», а согласованный с оператором аварийный регламент и способ зафиксировать основание для исключения.

Кто должен подписывать документы

Минимум по каждой роли — основной и резервный подписант. Отпуск, болезнь или смена сотрудника не должны останавливать закрытие рейса.

Как перестроить ежедневную работу логиста

После 1 сентября менеджеру недостаточно найти машину и отправить водителю адреса. В рабочем процессе появятся обязательные контрольные точки.

1. До принятия заявки: проверить клиента, груз, реестровые сведения и возможность исполнить особые условия.

2. До поиска машины: получить и акцептовать поручение, определить, от чьего имени заключается перевозка.

3. До погрузки: проверить оператора, идентификаторы и подписантов всех участников, подготовить Т1.

4. После погрузки: убедиться, что перевозчик оформил Т2, а замечания не потерялись в чате.

5. До прибытия: проверить готовность фактического грузополучателя принять входящий документ и подписать Т3.

6. После выгрузки: дождаться Т3 и Т4, связать итоговые документы с заявкой и только затем закрывать рейс.

Лучше всего, когда заявка, документы и статусы находятся в одном окне. Тогда система сама показывает, какой файл ожидается, от кого и сколько времени прошло с предыдущего события.

Как подготовиться за 10 рабочих дней

1. Проверить запись компании в реестре экспедиторов и актуальность открытых сведений.

2. Выбрать оператора ИС ЭПД и убедиться, что он поддерживает три формата электронных экспедиторских документов.

3. Составить карту договорных моделей: от своего имени, от имени клиента, с приёмом груза, со складом и с субэкспедитором.

4. Для каждой модели определить обязательные документы и роли в ЭТрН.

5. Проверить УКЭП, МЧД, права и резервных подписантов.

6. Обновить шаблоны договоров и поручений: сроки передачи сведений, ответственность за ошибки, порядок изменений и аварийный режим.

7. Проверить хранение данных в России и трёхлетний срок архива.

8. Провести тестовый рейс с реальным клиентом, перевозчиком и получателем.

9. Отдельно протестировать приём груза экспедитором и выпуск расписки.

10. Закрыть тест до последнего титула, а найденные ошибки превратить в короткую инструкцию для логистов.

Как это организовать в ЛогистРу

В ЛогистРу сведения о клиенте, маршруте, грузе, перевозчике, водителе и автомобиле собираются в карточке заявки. На их основе можно готовить поручение экспедитору, экспедиторскую расписку, складскую расписку и перевозочные документы без повторного ввода одинаковых реквизитов.

Практический порядок внедрения:

1. настроить юридические лица, пользователей и полномочия;

2. проверить карточки клиентов, перевозчиков, отправителей и получателей;

3. подключить оператора ЭПД который по умолчанию уже доступен каждому пользователю в системе, провести проверку обмена;

4. создать поручение из реальной заявки и пройти оба файла обмена;

5. при необходимости выпустить расписку по фактической передаче груза;

6. сформировать ЭТрН и закрыть последовательность Т1–Т4;

7. зафиксировать ответственных и сроки реакции на каждом этапе.

Короткие ответы

Нужна ли экспедиторская расписка, если груз сразу забрал перевозчик?

Не всегда можно ответить «нет». Значение имеет не то, кто физически приехал за грузом, а то, в каком качестве перевозчик его получил и какие обязательства принял на себя экспедитор.

• Расписка не оформляется, если экспедитор только организует перевозку, а грузоотправитель передаёт груз непосредственно самостоятельному перевозчику по договору перевозки; экспедитор груз не принимает, правом владения им не наделяется и сохранную доставку от своего имени не гарантирует.

• Расписка оформляется при приёме груза экспедитором. Физическая погрузка в автомобиль привлечённого перевозчика сама по себе этого не исключает: необходимо установить, действовал ли перевозчик при получении груза в интересах и во исполнение обязательства экспедитора и принял ли экспедитор ответственность за сохранную доставку.

Основание: пункты 5 и 12 Правил транспортно-экспедиционной деятельности связывают расписку с получением и приёмом груза экспедитором. Пункты 25–26 Постановления Пленума Верховного Суда РФ № 26 требуют оценивать фактическое содержание обязательств; выдача экспедиторской расписки может подтверждать намерение экспедитора гарантировать сохранную доставку как договорного перевозчика.

Заменяет ли экспедиторская расписка ЭТрН?

Нет. Расписка подтверждает получение груза экспедитором, ЭТрН — договор и исполнение перевозки.

Можно ли оставить бумажное поручение по соглашению с российским клиентом?

Для обычной коммерческой услуги — нет. Бумага допускается только в установленных законом случаях.

Нужны ли ЭТрН и поручение, если экспедитор везёт своим транспортом?

Если компания только доставляет груз — это перевозка, и поручение экспедитору не требуется. Оба комплекта документов нужны только тогда, когда наряду с перевозкой компания действительно оказывает самостоятельные экспедиционные услуги.

Можно ли работать, если экспедитора нет в реестре?

Нет. Право на транспортно-экспедиционную деятельность связано с наличием записи в реестре; без неё компания также не сможет корректно выступить экспедитором в электронном документе.

Источники

1. Статья 1 Федерального закона от 30.06.2003 № 87-ФЗ: понятие транспортно-экспедиционной деятельности.

2. Пункты 5 и 12 Правил транспортно-экспедиционной деятельности: назначение и выдача экспедиторской расписки.

3. Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ.

4. Федеральный закон № 140-ФЗ в редакции от 04.08.2026.

5. Минтранс России: вопросы и ответы по реестру экспедиторов.

6. Приказ ФНС России от 28.04.2026 № ЕД-1-26/277@ о форматах электронных экспедиторских документов.

7. Минтранс России: правила обмена электронными экспедиторскими документами.

8. Приказ Минтранса России от 03.04.2026 № 115: случаи оформления на бумаге.

9. Минтранс России: практические разъяснения по ЭПД от 20.07.2026.

10. Статья 801 ГК РФ: договор транспортной экспедиции.

11. Пункты 25–26 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 26.06.2018 № 26.

Подробнее о последовательности Т1–Т4 читайте в нашем практическом руководстве по ЭТрН.

Наш открытый Telegram-канал: t.me/logistru24
Нас так же можно найти по хештегу #ЛогистРу

Создать личный кабинет для работы с ЭПД

Подготовлено для пользователей ЛогистРу

Актуально на 21 августа 2026 года